Grywalizacja dla Urzędu Miasta Warszawy

Grywalizacja dla Urzędu Miasta Warszawy

Koordynacja projektu społecznego nie jest łatwym procesem. Dokumentacja, sprawozdawczość, kontrola i monitoring prowadzonych działań wymagają od koordynatora bardzo dobrej organizacji pracy i umiejętności odnalezienia się w gąszczu przepisów prawnych i wymogów projektu. Aby to ułatwić, Miasto Stołeczne Warszawa wprowadziło Bazę Monitorującą - platformę, dzięki której informacje o działaniach i odbiorcach projektu są dostępne za pomocą kilku kliknięć. Pojawiło się jednak kolejne wyzwanie: jak zmotywować użytkowników/koordynatorów do wprowadzania licznych danych do systemu? Z pomocą ponownie przyszła metoda Google Design Sprint.

Na zlecenie Biura Pomocy i Projektów Społecznych Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy, Laboratorium EE przygotowuje i przejmie nadzór nad wdrożeniem autorskiej koncepcji systemu grywalizacji dla opisanej wcześniej platformy. W celu stworzenia ramowej koncepcji grywalizacji dla Bazy Monitorującej przeprowadziliśmy 3 dniowe warsztaty w metodologii Google Design Sprint.
W trzydniowym GDS-ie (Google Design Sprincie) wzięło udział osiem osób - dwie z Laboratorium EE: Aleksandra Stańczuk, sprint masterka i Jarosław Dobrowolski, ekspert od UX oraz sześć osób ze strony naszego partnera: przedstawiciel Urzędu Miasta, trzech pracowników Centrum Wspierania Rodzin, dwie osoby ze Stowarzyszenia Serduszko dla Dzieci i Stowarzyszenia KARAN a także reprezentanci Towarzystwa Przyjaciół Dzieci oraz Stowarzyszenia Wspólne Podwórko.
To były bardzo intensywne trzy dni, wymagające od uczestników pełnego skupienia, zaufania, otwartości i wzajemnego szacunku. Po zidentyfikowaniu mapy zagadnień i problemów ważnych w kontekście rozwoju platformy pod kątem grywalizacji, pod koniec pierwszego dnia uczestnicy GDS-u wybrali najważniejsze zagadnienie, które powinno być wspierane przez opracowywane rozwiązanie, czyli jak motywować pracowników Placówek Wsparcia Dziennego do regularnego i aktualnego wypełniania danych w Bazie Monitorującej? Jeszcze tego samego dnia zostały opracowane ogólne wskaźniki sukcesu powodzenia projektu oraz propozycje rozwiązań ścieżki, jaką użytkownicy platformy będą mieli do przejścia. Na podstawie dyskusji opracowano klikalny prototyp ogólnych założeń grywalizacji, który następnie został w czasie kolejnych dni przetestowany z potencjalnymi użytkownikami Bazy Monitorującej. Przygotowana i sprawdzona w ciągu zaledwie trzech dni (!) ramowa koncepcja zawierała pierwszą wersję zasad działania systemu, który będzie systematycznie rozwijana w drugim etapie realizacji projektu.
Ponieważ głównym założeniem systemu grywalizacji było zmotywowanie oraz docenienie wychowawców i koordynatorów/kierowników placówek wsparcia dziennego (PWD) do wypełniania i regularnego korzystania z platformy, założyliśmy, że korzystanie z Bazy Monitorującej powinno stanowić benefit zarówno dla interesariuszy jak i użytkowników docelowych. Z tego powodu korzystający z platformy będą m.in. gratyfikowani punktami za wykonywane czynności (np. sporządzenie lub aktualizacja karty podopiecznego, rejestracja aktywności w ramach projektu i wiele innych). Uzyskane punkty użytkownicy będą mogli wymieniać na nagrody, np. wyjście do kina lub kartę miejską.
Współpraca z Urzędem Miasta Stołecznego Warszawy po raz kolejny udowodniła nam oraz pozwoliła pokazać naszemu partnerowi, jak wysoce produktywnym procesem jest projektowanie w ramach metodologii Google Design Sprints. W tym konkretnym przypadku, w trakcie zaledwie trzech dni warsztatowych, w których udział wzięli pracownicy Laboratorium EE, urzędnicy miejscy oraz przedstawiciele organizacji pozarządowych, Placówek Wychowania Dziennego i Centrum Wsparcia Rodzin, udało się nie tylko wypracować ramową koncepcję zasad działania systemu grywalizacji, ale też stworzyć jej w pełni klikalny prototyp i przetestować go z potencjalnymi użytkownikami.
GDS_UM 2.jpgGDS_UM3.jpgGDS_UM 1.jpgGDS_UM6.jpgGDS_UM4.jpgGDS_UM5.jpgGDS_UM7.jpg

Współpraca z Laboratorium EE jest bardzo efektywna. Dzięki warsztatom Google Design Sprint udało nam się w stosunkowo krótkim czasie przygotować prototyp i otrzymać informację zwrotną od potencjalnych użytkowników. Pozwoli to nam przystąpić do prac programistycznych, bazując na konkretnych wypracowanych już rozwiązaniach. To duża oszczędność czasu i środków dla wszystkich. Cieszę się, że rozpoczęliśmy długofalową współpracę i Laboratorium EE będzie nas wspierać w odbiorach, nowej ulepszonej Bazy Monitorującej

Tomasz Pactwa, Dyrektor Biura Pomocy i Projektów Społecznych Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy

gds_baner.jpg

Zarówno pracownicy Urzędu jak również placówek i NGO są bardzo zaangażowani w działania swoich organizacji. Miło jest patrzeć na ludzi, którzy nie tylko wierzą w zmianę, jakiej są częścią, ale też zależy im na tym, aby badać, to co robią. Cenne jest ich pozytywne podejście do tego, aby nie tylko ewaluować swoje działania, ale też wypracowywać wskaźniki, które pozwolą im czuć, że ich praca ma realne przełożenie na zmianę lokalnej społeczności

Aleksandra Stańczuk, Project Ownerka i Sprint Masterka, Laboratorium EE

Grywalizacja dzięki mechanice gier zachęca ludzi, aby robili rzeczy, na które zazwyczaj nie mają ochoty. Potrafi zmienić aktywności, które nie są specjalnie atrakcyjne w przyciągające uwagę. Tworzy zabawę z czegoś, co zazwyczaj z zabawą ma niewiele wspólnego. Taką właśnie mechanikę Laboratorium EE będzie wypracowywać w drugim etapie współpracy z Urzędem Miasta, który potrwa do końca kwietnia.

Licencja Creative Commons
Ten artykuł jest dostępny na licencji Creative Commons Uznanie autorstwa 4.0 Międzynarodowe

Powiązane artykuły
Sonar.wyborcza.pl - od MVP do Google Trends z użyciem Design Sprint

Sonar.wyborcza.pl, serwis nad którym pracowaliśmy razem z Gazetą Wyborczą, wystartował na początku października. Jest jednym z efektów trwającego ponad rok projektu “X-raying the politics” wspieranego z funduszu Google Digital News Initative.
Design sprint - od pomysłu do realizacji w kilka dni

Tempo dzisiejszego życia i rozwoju technologicznego oraz oddech konkurencji na plecach sprawiają, że firmom coraz trudniej jest być o krok przed innymi. Czy w takim otoczeniu biznesowym możliwe jest być innowacyjnym i tworzyć produkty lub usługi zmieniające świat? Czy możliwe jest realne testowanie swojego pomysłu na użytkownikach w zaledwie kilka dni od jego narodzin? Filozofia design sprint pozwala odpowiedzieć twierdząco na każde z tych pytań.
Projektowanie sprintem

O współpracy z Urzędem Zamówień Publicznych i projektowaniu usług z wykorzystaniem Google Design Sprint opowiada Piotr Kowalski - Project Manager w Laboratorium EE.
Salesforce - jak wygląda praca u najlepszego pracodawcy w USA?
Salesforce przez 10 lat z rzędu trafiał na przygotowywaną przez magazyn FORTUNE listę stu najlepszych pracodawców. W tym roku zajął na niej najwyższe, pierwsze miejsce. To olbrzymie osiągnięcie jak na firmę działającą od 1999 roku. Jakie czynniki i działania stoją za sukcesem Salesforce, nie tylko biznesowym, ale też społecznym?
Na Twój adres e-mail została wysłana prośba o potwierdzenie subskrypcji.
Potwierdzając subskrypcję wyrażasz zgodę na przetwarzanie Twoich danych w celu otrzymywania treści publikowanych w serwisie.