Data Driven Management - od czego zacząć?

Katarzyna Mocek-Janiszewska, Bartosz Stodulski

Data Driven Management - od czego zacząć?

Opublikowany

Data Driven Management, czyli zarządzanie oparte o dane skraca proces podejmowania decyzji, dzięki automatycznej analizie danych zebranych z różnych źródeł.

Każde przedsiębiorstwo korzysta z licznych systemów informatycznych - do zarządzania projektami/zadaniami, do rejestrowania czasu pracy, do obsługi kadr i płac, z systemów księgowych, z systemów CRM, ERP itp. Każdy z nich posiada dane o funkcjonowaniu przedsiębiorstwa w określonej płaszczyźnie: wydajności, kosztów osobowych, finansów, sprzedaży, produkcji. Każdy z nich przeważnie działa osobno, ale każdy zbiera cenne dane, które razem przetworzone mogą dać spójny obraz przedsiębiorstwa i stanowić podstawę do rzetelnych prognoz jego rozwoju.
W Laboratorium EE zebraliśmy dane z systemu zarządzania projektami, systemu logowania czasu pracy, systemu do obsługi kadr oraz CRMa. Prezentujemy je na specjalnie przygotowanym Dashboardzie. Jest to narzędzie umożliwiające szybką analizę dostępności i wykorzystania zasobów (również prognoz na najbliższy kwartał), monitoring budżetu projektów oraz kosztów i przychodów firmy. Do tej pory dane te znały poszczególne osoby odpowiedzialne za projekty bądź finanse, teraz cały zespół może zobaczyć, co się dzieje w firmie. Już w pierwszym miesiącu od wdrożenia usługi usłyszeliśmy od jednego z managerów, że do zarządzania projektem na poziomie makro korzysta z dashboardu. Do tej pory w arkuszu kalkulacyjnym wyliczał stopień zużycia budżetu projektu, teraz te dane liczą się dla niego, są automatycznie odświeżane co kilkanaście minut. Dodatkowo feedback uzyskany w wyniku ich udostępnienia, pozwala rozwijać dashboard oraz budować komunikację wewnętrzną.
Prezentacja danych jest bardzo ważnym aspektem Data Driven Management - w podejściu tym chodzi przecież o zdolność szybkiej oceny sytuacji na podstawie prezentowanych danych. Stąd odpowiednio dobrane wykresy, dane tabelaryczne połączone z alertami, pozwalające na sortowanie itp. ułatwiają zorientowanie się w sytuacji.
Przykład: realizowane projekty i czas zalogowany na ich poszczególne typy

Przykład: realizowane projekty i czas zalogowany na ich poszczególne typy

Przykład: zestawienie zasobów w projekcie

Przykład: zestawienie zasobów w projekcie

Przykład: stan budżetu w projekcie (w MD)

Przykład: stan budżetu w projekcie (w MD)

Worklogi poszczególnych osób w bieżącym miesiącu

Worklogi poszczególnych osób w bieżącym miesiącu

Jak zacząć?

Żeby zacząć zarządzanie oparte o dane, nie należy uzbrajać się w nowy system teleinformatyczny. Przystępując do eksperymentu z Data Driven Management w Laboratorium EE postawiliśmy sobie warunek zminimalizowania liczby używanych narzędzi do zarządzania projektami i pozostania w ekosystemie informatycznym firmy. Wykorzystaliśmy interfejsy API naszych systemów, przetworzyliśmy je do jednej bazy danych, a sam dashboard wpięliśmy w komunikację wewnętrznego systemu obsługi i informowania pracowników (nazwanego przez nas EEtools).
Jednym z pierwszych kroków w kierunku DDM jest wybranie właściwych danych. Dobre dane są spójne, tanie i szybkie do pozyskania, a przede wszystkim powinny rozwiązywać jakiś problem przedsiębiorstwa. Na początek wybierzcie jeden, na nim się skupcie - zastanówcie się, jakie dane są potrzebne, by go rozwiązać, a następnie opracujcie sposób pozyskania tych danych. Pamiętajcie, żeby efekty wdrażać jak najszybciej. Zakomunikujcie ten proces w firmie, gdyż DDM oznacza także zmianę w kulturze organizacyjnej przedsiębiorstwa. Niesie z sobą optymalizację w zarządzaniu tylko wtedy, jeśli zacznie się z niego korzystać.

Korzyści

Data Driven Management wprowadza pragmatyczne i efektywne podejście do zarządzania oraz przynosi następujące korzyści:
  1. Transparentność. Można podzielić się danymi ze wszystkimi pracownikami – tak, aby każdy miał świadomość tego, co się dzieje w firmie i mógł w tym brać czynny udział.
  2. Zlikwidowanie czasochłonnych, powtarzalnych zadań realizowanych przez middle management. Zbyt wiele czasu i zasobów poświęcamy na planowanie zasobów, estymowanie kosztów i przychodów, obsługę klientów, zarządzanie projektami itp. Dane pozwolą na ograniczenie ilości takiej pracy, błędów, które obecnie nieraz popełniamy i czasu wymaganego na ich rozwiązywanie. W efekcie, procedury zarządzania opartego o dane wyeliminują niepotrzebne koszty związane z zarządzaniem w obecnym modelu.
  3. Racjonalizacja wykorzystania zasobów i środków. Obecnie nieraz marnujemy te zasoby i środki na wolne przebiegi, podczas gdy w innych okresach brakuje rąk do realizowania napływających zleceń.
ddm_kontakt.jpg

Katarzyna Mocek-Janiszewska - manager z wieloletnim stażem. Uwielbia nowe technologie i prace na danych, bo ułatwiają życie. Absolwentka stosunków międzynarodowych na Uniwersytecie Warszawskim i Université de Nantes (Francja), studiów podyplomowych Zarządzania projektami na Akademii Leona Koźmińskiego oraz Marketingu w sieci w Wyższej Szkole Europejskiej im. ks. Józefa Tischnera w Krakowie. Od 2011r. IT Project Manager w zespole Laboratorium EE.

Bartosz Stodulski – współtwórca i CEO Laboratorium EE. Bazując na 6 latach doświadczenia i 170 zrealizowanych projektach dla organizacji ze wszystkich sektorów – biznesu, NGO i administracji – pomaga klientom przeprowadzać skuteczną transformację technologiczną. Obecnie pracuje nad rozwojem międzynarodowym Laboratorium EE i rozwija nową metodę projektowania usług cyfrowych w oparciu o dane.

Newsletter

Wypełnij formularz, a raz na dwa tygodnie będziemy wysyłać Ci krótkie info o świecie technologii, zarządzaniu w praktyce, projektach i naszym know-how. Inspirujące treści, przydatne narzędzia, aktualności z bloga.

Udostępnij

Powiązane artykuły
„Projekt Feniks” - jak uwolnić wartość IT w Parts Unlimited

temu

„Projekt Feniks” to nie tylko powieść - to lata doświadczeń, obserwacji i badań naukowych autorów. O korzyściach płynących z wdrożenia modelu DevOps i przejściu z teorii do praktyki pisze Tadeusz Bara-Słupski, Strategy Manager Laboratorium EE.
Jak modelujemy biznesowo usługi i produkty w EE

temu

Zbyt często autorzy usług i produktów są przekonani o ich wartości bez adekwatnej analizy i systematycznego podejścia do zrozumienia procesu tworzenia tej wartości. Jest to zrozumiałe, przedsiębiorcy często zdają się na intuicję, często decydują się wdrażać rozwiązania, ze względu na ilość pracy, którą włożyli w ich przygotowanie… często ponoszą porażkę.
Zwinnie - czyli jak?

temu

Wyobraź sobie dwie firmy, które realizują ten sam projekt: chcą stworzyć serwis internetowy, który pozwoli na wygodniejszą obsługę płatności mobilnych. W pierwszej z nich pracuje się w oparciu o następujące po sobie etapy – zespół najpierw przygotowuje specyfikację serwisu, potem zastanawia się, jak ma on wyglądać, a na końcu koduje i pokazuje klientowi. Druga firma pozornie pracuje chaotycznie, bo jej pracownicy realizują wszystkie etapy jednocześnie. Która firma lepiej wywiąże się z zadania? 
Flaszki EE - wizualizacja danych i nieznana Ukraina / 08.09.2017

temu

1. Marta Czarnocka-Cieciura - Wizualizacje danych - czego nie robić?2. Anastasiia Podorozhna - Nieznana Ukraina. Newsletter

Flaszki EE - sonar.wyborcza.pl / 06.10.2017

Jak pracowaliśmy nad sonar.wyborcza.pl, czyli 13 miesięcy w 10 minut i opowieść o... wielowymiarowym kocyku.