Projektowanie sprintem

Projektowanie sprintem

Opublikowany

O współpracy z Urzędem Zamówień Publicznych i projektowaniu usług z wykorzystaniem Google Design Sprint opowiada Piotr Kowalski - Project Manager w Laboratorium EE.

W Twojej okolicy powstaje nowa droga, teatr, basen? Od października 2018 wszystkie wydatki publiczne powyżej 30 000 euro będą udzielane elektronicznie, dzięki rozwiązaniom dostarczonym przez Urząd Zamówień Publicznych oraz Ministerstwo Cyfryzacji. Dzięki zawartej przez obie instytucje umowie powstanie zestaw usług cyfrowych pozwalających na sprawniejsze prowadzenie przetargów, które pozwalają na wybór wykonawców zamówień za publiczne pieniądze oraz kontrolowanie i monitorowanie rynku zamówień publicznych.
Jako Laboratorium EE byliśmy odpowiedzialni za analizę usług, z których korzystano do tej pory i doradzaliśmy w zakresie projektowania platformy do e-zamówień publicznych.
Na początku powstała tzw. fiszka, czyli opis założeń projektu informatycznego – mówi Piotr Kowalski, Project Manager w Laboratorium EE. – Zawarto w niej m.in. analizę stanu obecnego w obszarze zamówień publicznych, zidentyfikowano kryteria niezbędne dla realizacji projektu, a także stworzono harmonogram projektu i oszacowano jego efekty – dodaje.
Jednym z elementów współpracy z UZP był Google Design Sprint, czyli trzydniowy warsztat mający na celu opracowanie jednej z e-usług, a dokładnie aukcji elektronicznych. Dzięki tej metodzie w stosunkowo niedługim czasie tworzymy rozwiązanie odpowiadające na zdefiniowany problem. W jaki sposób? Przede wszystkim zbierając specjalistów z kluczowych obszarów w jednym miejscu.
W GDSie ważne jest, żeby nie porywać się na coś, czego w tak krótkim czasie nie będziemy w stanie zmienić czy przeprojektować. Dlatego podczas pierwszego dnia zdobywaliśmy informacje od urzędników z UZP i staraliśmy się dowiedzieć, co wymaga zmiany w pierwszej kolejności – mówi Piotr.
Podczas sesji wydobywczej okazało się też, że występowały problemy z systemem zapraszania i zarządzania udziałem w aukcji. Czasem e-maile z zaproszeniami nie docierały do adresata, bywało też, że do adresata trafiały, ale były uznawane za spam, więc odbiorca i tak ich nie czytał. Lista problemów była wyjściem do dalszego projektowania. Pod koniec pierwszego dnia GDS powstała mapa problemu z wyszczególnionymi obszarami, które wymagają zmiany lub dostosowania. Drugi dzień zaczął się od wybrania konkretnych funkcjonalności mechanizmu, które zostaną zmienione.
W pewnym momencie w trakcie dyskusji nad potrzebnymi zmianami ktoś zasugerował, że dobrze by było, gdyby zaproszenia do aukcji można było wysyłać oddzielnie. Ale jeden z pracowników UZP powstrzymał nas przed rozwijaniem tego pomysłu, bo byłoby to niezgodne z regulacjami – zaproszenie musi wyjść do wszystkich podmiotów w tym samym momencie. Podobnie było z kwestią podpisu cyfrowego. Niektórzy chcieli, żeby postąpienia były podpisywane automatycznie bez autoryzacji, a obecnie przepisy na to nie pozwalają – mówi Piotr.
Każdy uczestnik Sprintu rozrysował na kartce tzw. mockup, czyli wstępny szkic elementów systemu do obsługi aukcji – menu głównego, listy aukcji i informacji o ich statusie. Następnie pomysły poddano pod głosowanie – wskazane osoby decyzyjne w Urzędzie dysponowały dwukrotnością głosów, dzięki czemu miały większy wpływ na ostateczny wybór. Na podstawie najpopularniejszego rozwiązania nasz projektant UX stworzył prototyp, który miał za zadanie symulować przyszły system – reagował na kliknięcia i decyzje użytkownika, a także pozwalał sprawdzić, czy jego obsługa jest jasna.
Trzeba pamiętać, że nie wszystko wymaga kompletnej przebudowy. Staraliśmy się ulepszyć mechanizmy, które już mamy, zamiast projektować nowe. Podczas pracy nieustannie zadawaliśmy sobie pytania o przyszłego użytkownika i o to, czy proces będzie dla niego jasny i intuicyjny – tłumaczy Piotr.
Jednak myślenie o użytkowniku nie wystarczy. Dlatego tak ważne jest testowanie rozwiązań z użytkownikami. W naszym przypadku korzystamy z tzw. fokusowni, czyli miejsca, które pozwala na obserwację reakcji osoby badanej bez rozpraszania jej.
Badaliśmy to, jak użytkownicy wchodzą w interakcje z systemem. Dzięki temu mogliśmy zobaczyć, czy rozwiązanie, które stworzyliśmy, jest intuicyjne w obsłudze i czy nie sprawia użytkownikom problemów – tłumaczy Piotr.
Dlaczego GDS sprawdził się w tym przypadku? Po trzydniowych warsztatach Urząd Zamówień Publicznych otrzymał przetestowany prototyp usługi i raport z wnioskami, który pozwoli przyszłemu wykonawcy zaprojektować usługę w oparciu o obserwacje przyszłych użytkowników. Z kolei dla nas była to szansa na intensywną pracę z potrzebami naszych klientów i zaproponowanie rozwiązania, które odpowiada na potrzeby użytkowników.
Wspólnie z Urzędem Zamówień Publicznych opracowaliśmy także studium wykonalności. Zawarto w nim m.in. analizę potencjału usługi – mocnych i słabych stron oraz potencjalnego ryzyka, które wynika z wprowadzenia jej w życie. Studium wraz z wnioskiem o dofinansowanie niezbędne było do uzyskania środków z programu operacyjnego Polska Cyfrowa, którego eksperci wysoko ocenili jakość proponowanych rozwiązań. 27 czerwca 2017 r. Centrum Projektów Polska Cyfrowa poinformowało, że wniosek „E-zamówienia – elektroniczne zamówienia publiczne”, został oceniony pozytywnie i otrzyma dotację w wysokości 16 mln 110 tys. zł. - w drugim etapie konkursu oceniano siedem projektów, a dofinansowanie przyznano dwóm.
Dzięki Google Design Sprint możemy mieć pewność, że opisane we wniosku kierunki znajdą swoje odzwierciedlenie w usługach, z którymi styczność będą mieli zarówno zamawiający jak i wykonawcy w procesie zamówień publicznych. A mówimy tu o niebagatelnej skali 35 tysięcy instytucji zamawiających oraz ponad 117 tysięcy wykonawców lub konsorcjów wykonawców (2015).

Urząd Zamówień Publicznych to instytucja, która zajmuje się opracowywaniem projektów aktów normatywnych dotyczących zamówień, monitorowaniem procesu ich udzielania i analizą funkcjonowania systemu zamówień.

Udostępnij

„Projekt Feniks” - jak uwolnić wartość IT w Parts Unlimited

„Projekt Feniks” to nie tylko powieść - to lata doświadczeń, obserwacji i badań naukowych autorów. O korzyściach płynących z wdrożenia modelu DevOps i przejściu z teorii do praktyki pisze Tadeusz Bara-Słupski, Strategy Manager Laboratorium EE.